皆さんは、プレゼンテーションするのが得意でしょうか？苦手でしょうか？私はプレゼンテーションで説明をするのが苦手でした。打ち合わせの中で、上司から急にこの部分をお客さんに説明をしてと振られれて、どうやって説明すれば良いかがわからなくて、緊張して、溺れるように説明をしていたこともありましたw。
そんな私もプレゼンテーションのコツを抑える事で、わりとうまくお話が出来るようになりました。口下手な私でもプレゼンテーションをうまく出来るようになったので、方法論を知る事で誰でも上手くプレゼンテーションが出来るようになると思ってます。今回は、プレゼンテーションが苦手な方向けにプレゼンテーションのコツやTipsとして小手先の技をご紹介しようと思います。
常識の新陳代謝ポイント
旧常識
新常識
こんな方におすすめ
- プレゼンテーションが苦手な方
- 打合せで上手くファシリテートしたい方
目次
上手にプレゼンテーションをする為の３つのコツ
コツ１．指し示してから説明する
聴衆が迷子になるのを防ぐ
プレゼンテーションの際は、聴衆に対して今どこの説明をしているかを認識してもらうのが重要です。どこの説明をしているかがわからないと、聴衆はプレゼンテーションのメッセージの内容を理解する以前に迷子になってしまいます。聴衆に資料の中と説明内容を照合して探すという行為への努力はなるべくさせずに、聴衆には説明に集中できるように説明している個所を指し示してから説明するようにしましょう。
例えば、下記の資料の表の内容を説明するときは、どう説明すればよいでしょうか。
NG：表の中身をいきなり説明する
OK：「左下の表をご覧ください」と指し示し、表の見方を説明したうえで、内容を説明する。
聞く側の頭の中に準備スペースをつくる
これから話をすることの大枠を前もって説明するようにしましょう。３つのトピックがあるなら「3つのトピックを説明します」と前置きを入れましょう。聴衆は「３つのトピックがあるぞ」という具合に頭の中に準備が整います。このように、前もって話すことの内容の大枠を説明せずに、話をすると聴衆は頭の中で整理して内容を理解することが出来ません。また、説明がいつ終わるんだろうとか話が長いなって印象を持たれることにもつながります。
あとは・・・・
そういえば・・・
コツ２．資料は読み上げない
よくありがちなプレゼンテーションのだめな例が、資料に書いてあることを読み上げるだけで終わってしまうプレゼンです。プレゼンでは基本的に資料に書いてあることは聴衆が自分で読みます。プレゼンの限られた時間の中で、同じ行為を一緒にするのは無駄です。資料に記載してあることの説明は資料に任せて、そこで大事なことであったり、書ききれなかったコトを付け加えたりして、情報を説明しましょう。重要で読み上げしたほうが良い部分は「ここは重要なので読み上げます」と前置きを置きましょう。
コツ３．聴衆とコミュニケーションする
プレゼンテーションは一方通行になってしまうと、聴衆は飽きてしまったり眠くなってしまいます。この状況にならないように、プレゼンテーションでは聴衆と適宜コミュニケーションを取りましょう。このいくつかコミュニケーションの取り方を記載します。
区切りを入れて理解度合の確認をとる
延々としゃべり続けるのではなく、きりの良いタイミングで次のように区切りの確認を入れましょう。
区切りのファシリテート
「ここまで大丈夫でしょうか？」
「ここまでのパートでわからなかったことはないでしょうか？」
聴衆を見回す
聴衆はプレゼンテーションしている人に接してもられていないと感じると、相手にされていない感覚になり集中力が途切れてしまったりします。この状況を防ぐために、聴衆の色々な方向に目線を配るようにしましょう。目線の送り先に困るようであれば、熱心に聞いてくれている人を見つけて、その人達に向けて説明をするようにするといいです。その方向にいる聴衆は、自分に説明をしてくれているという風に感じます。対面で話をするときに目を見て話すのがつらいときに、鼻を見て話せといっているのと似ていますね。見られているほうは、目を見てしゃべっているという風に感じます。
聴衆とコミュニケーションを取る
また、聴衆の間を歩き回ったりすることも有効です。
眠そうにしている場合は、一度伸びを促すなどの方法も有効です。お昼ご飯後のプレゼンテーションなどは、睡魔に耐えられない人が絶対いるものです。
PowerPointプレゼンテーションのTips
最近のPowerPointには、プレゼンテーションをしやすくする各種ショートカットキーが用意されています。どんなショートカットキーがあるかはスライドショー中に「F1」を押下すると見れます。この中で使うと便利なものをいくつかご紹介します。
指し示すときに便利「Ctrl＋L：ポインターの表示」
コツ１で紹介した指し示してから説明するを実践する際に使えるショートカットキーですね。ポインターを使う時は、忙しなくグルグルマウスを動かし続ける人がいますが、ポインターを追いかけることに気をとられてしまうので、指示した後はポインターを動かすのをやめるか、もう一度Ctrl＋Lでポインターを解除しましょう。
重要な部分を強調するときに便利「Ctrl＋P：ペン」と「Ctrl＋I：マーカー」
ペンやマーカーは大事なところを強調するときに使えます。ペン操作は特にインパクトが大です。文字を書くと大体うまく書けなくて、受けを狙いたいときにも使えますw
聴衆の視線を集めたいときに便利「B：ブラックアウト」と「W：ホワイトアウト」
ちょっとレベルが高いですが、使えると格好いいショートカットキーです。重要な事を話したいときや、一度自分に視線を集めたいときに使ってみましょう。
Q&Aで便利「Shift＋F5：選択スライドからスライドショー」と「数字入力＋Enter：指定ページへ移動」
Q&Aの際や、スライドが強制終了する際などに、スライドの1ページ目からスライドショーをするのはいけていないです。
中断したスライドから再開したいシーンって結構ありますので、「Shift＋F5」は覚えておいたほうが良いです。
◆まとめ
プレゼンテーションのコツを再喝します
まとめメモ
- 指し示してから説明する
- 資料は読み上げない
- 聴衆と適宜コミュニケーションする
是非、実践してプレゼンテーションに自信をつけてください！
ご閲覧ありがとうございました。
ではでは(^^)/
