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会議を無くす方法

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働き方改革の影響をうけて、真っ先にテコ入れ対象として挙げられるのが会議。
深夜帯の会議をなくそうとか
不要な会議を無くそうとか
どこの会社でも施行錯誤されていますよね。
そんな中でよく見かけるのが、方法論なく精神論だけで指示され、困る担当者の方

最近、SlackやtableauというBIツールを用いる事で、会議を無くすコトが出来るコトがわかってきました。

この記事では、何故これらのツールを用いる事で会議を無くせるかという点と、会議を無くすことで産まれる効果を独自の観点でご紹介します。

本稿が参考となり、会議が無くなり、そこで得られた時間をより生産的でクリエィティブなコトに使ってもらえれば幸いです。

こんな人にオススメ

  • 働き方の自由を体現したい担当者
  • 会議を無くすコトを厳命されている管理職
  • 社員の生産性を高め、時代の変化に強い組織運営をしたい経営者

会議を無くす方法

会議とは何か

情報を共有し、意見を交換し、方針を決定するというプロセスは、どんな活動体にとっても必要不可欠です。

会議はこのプロセスを遂行する為に時間と場所を調整して出来あがる場です。

この文脈に挙がる要素を分解毎に突き詰めていくと、会議を無くす為の論点がわかり、方針が見えてきます。

要素 論点
場所(WHERE) 仮想化が出来るかどうか
時間(WHEN) 非リアルタイム化が出来るかどうか
目的(WHY) 情報共有(報告・連絡) 正確な認知を醸成出来るか
意見の交換(相談) コンセンサスの形成が出来るか

各要素毎の論点と方針をみていきます。

場所:仮想化が出来るかどうか

会議をなくす為、場所の要素で論点となるコトは、物理的な場所へのメンバー拘束を解放し、仮想的な場所で議論が出来るかどうかです。

資料が電子化されているかどうか

当たり前の事ですが、
仮想空間で資料を共有する為には、打合せで使っている資料を電子化する必要があります。
そうしないと仮想空間で共有出来ないですからね。

電子化された資料が関係メンバーでリーチできるコト

資料が電子化されているだけでなく、会議の関係メンバーが閲覧できる場所に配置されている必要があります。

蛇足:会議の場所だけ自由化する

会議を無くすという論点から外れる蛇足です。
場所と時間を両方の制約を外すのが難しい場合は、
せめて場所の制約だけでも外せるようにSkype会議をはじめとした仮想空間で会議が出来るようにしましょう。

時間:非リアルタイム化が出来るか

会議を無くす為には、時間の制約としてリアルタイム性を無くす必要があります
リアルタイム性を無くすコトが出来るかどうかは、会議の目的毎に考える必要があります。
会議の目的は、大きく次の2種類あります。

  1. 情報共有として過去の情報をするという目的
  2. 意見の交換として未来のコトを考えてするという目的

それぞれに対して、適切なツールや前提事項が整備されているコトが課題になります。

目的1(情報共有):正確な認知が得られるか

情報共有では、参加者が如何に正確に過去の情報を認知して理解出来るかが重要になります。
誤った認知をしてしまうと、その後の判断全てが誤ってしまう為です。
リアルタイムで質疑応答すると、理解を阻害する要因をオンタイムに解決が出来ます。
非リアルタイム化する為には、質疑応答を代替する何かが必要となります。

資料の高度化と簡単な操作

質疑応答を代替するものとしては、BIツールが挙げられます。
BIツールは、情報を高度に伝達する能力があり、資料に関する疑問を抱いた担当自身がツールを操作することで解決できる能力を保有しています。
伝達する内容の難易度が高くなるほど、文章だけでは伝わらなくなり、資料にビジュアライズ化が求められます
このビジュアライズ化に答える手段としては、リアルタイムでも使えたほうが良いくらいです。

私のお勧めのBIツールはtableauです。tableauは色々なツールとシームレスに連携することが出来、比較的簡単に操作が出来る為です。

質疑応答でコミュニケーションGapを防げるか

リアルタイムの会議での質疑応答に代替する方法は、メールやチャットを初めとしていくつも挙げられます。
しかし、ここで安易にメール、チャットのようなものを選択せずに、SlackやMS Teamsのようなコミュニケーションツールを選定するコトが重要だと考えています。というのもメールやチャットは、板挟み、出戻りなどのコミュニケーションロスが発生しやすいです。
さらに、このコミュニケーションロスを積み重ねると、人間関係の悪化みたいなリスクが発現してしまう為です。

Slackの効果は、一見実感をしにくいですが、個人的には竹やりと鉄砲のたとえに当てはまる位の効果があると思っています。
Fortune100にランクインしている企業の60社はSlackを導入していますが、この恩恵を受けていると考えられます。

目的2(意見の交換):コンセンサスの形成が出来るか

通常の会議でコンセンサスの形成を行う為には、関係メンバー全員で決定したという儀式が必要になる事が多いです。さらにその証拠として、議事録などで決定事項や課題を経緯付きで残すのが一般的です。非リアルタイム化する為には、関係メンバー全員で決定した際の経緯と証跡が残っているコトが必要になると言えます。この目的に対しても、前述のSlackが適用できます。Slackのチャンネルを用いたコミュニケーションは、意見交換の経緯がコメントのフローとして残る為、コンセンサスに至った経緯の把握が可能となります。明示的に決定事項を残しておきたい場合は、その目的としてポストという機能がついています。
後から、会議体に参加したメンバーにもチャンネルにジョインさせることによって、この経緯を把握するコトが出来ます。使い方の注意点としては、関係メンバー全員をこのチャンネルに参画させるコトと、ルールとしてチャンネルで決定したことはメンバーの総意であるコトを明確化するってところです

蛇足:意見を吸い上げやすくする為に

意見を吸い上げる為には、有識者の心理的安全性を担保する必要があります。パワーハラスメントなどが横行していると、下から有益な意見などが上がってこなくなります。この為に、上下のパワー差が無い、ティール組織のような運用をするのが一番です。ですが、そんなことは出来ないよという組織が大多数だと思います。そういう場合は、ブレインストーミングの場を創るとよいと思います。ブレインストーミングは、意見を否定しないというルールがあるので、心理的な安全性が担保されやすいためです。

会議を無くすコトで産まれる効果

頑張って会議を無くして産まれる効果を識別します。

時間の浪費を避ける事が出来る

会議を行うと、次のような時間が浪費されます。

  • 日程調整の時間
  • 参加している人の時間
  • 事前のネゴシエーションの時間
  • 会議場所への移動時間

この浪費時間を最小限にするコトで、
より本質的な企業の価値を上げる行為に時間を割けるようになります。

優秀なメンバーの流出を防ぐ

昨今、働き方改革が謳われていますが、その浸透度合いを測る為に、残業時間の過多を持ち出したりする企業が出てきました。
働き方の自由という観点で考えると、この残業時間の量に加えて、場所の自由度とか時間の自由度といった度合を測る指標も出てくると、個人的に予想しています。

この指標が可視化されると、優秀なメンバーはこれらの指標が満たされている企業で働きたいと考えるようになります
会社はこれらの指標にコミットしないと、働きにくい会社で在るコトを示すことになってしまい、優秀なメンバーの流出を招くことになるのではないでしょうか。会議で時間と場所からの束縛を解き放ち、自由を実践する企業に人は集まるようになります。

 

まとめ

会議を無くす方策を、会議の要素毎に分けて説明しました。施策としては次の3つにまとめられます

  • 仮想空間で会議を代替する為に、資料の電子化が必要
  • WHEN情報共有を目的とした会議のリアルタイム性を無くす為には、対面での質疑応答機能を代替する必要がある
    • 質疑応答自身の必要性をなくす能力を保有しているBIの導入が有効。お勧めはtableau
    • メールやSkypeではなく、コミュニケーションツールで質疑応答を代替するコトが有効。お勧めはSlack
  • 意見交換を目的とした会議のリアルタイム性を無くす為には、
    • 関係メンバー全員で決定した際の経緯と証跡が残っているコトとが必要。この目的の為にもSlackが機能する
    • 但し、関係メンバー全員をこのチャンネルに参画させるコトと、チャンネルで決定したことはメンバーの総意であるというルールの明確化が必要
  • 会議を無くしていかないと、優秀な人員の漏出を招き、衰退を招くコトになりそうだ

ご閲覧ありがとうございました。
ではでは(^^)/

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